PCA: Section J ÉTAPES DÉTAILLÉES

Étape 1 : Proposition préliminaire

  • Il n’est pas obligatoire de soumettre une proposition préliminaire mais ceci est fortement recommandé.
  • Le requérant peut soumettre une proposition préliminaire avant de remplir le formulaire de demande officiel.
  • Les propositions préliminaires permettent au personnel de l’AAC d’examiner les projets et de fournir des commentaires à leur sujet.
  • Le personnel de l’AAC fournira des commentaires sur votre proposition préliminaire dans les dix jours ouvrables qui suivent sa réception, par téléphone ou par courriel.
  • Tout commentaire fourni vise uniquement la proposition préliminaire et ne devrait pas être considéré comme une approbation de toute demande d’aide financière qui pourrait être soumise par la suite. Toutes les décisions finales concernant les demandes d’aide financière sont prises par le conseil d’administration de l’AAC.
  • Les propositions préliminaires qui sont reçues moins de dix jours ouvrables avant une date limite de soumission des demandes recevront des commentaires après la date limite de soumission.
  • Vous trouverez un gabarit de proposition préliminaire à http://f.adaptcouncil.org/program/pca/.

Étape 2 : Inscription

  • Les requérants doivent inscrire un numéro d’identification de l’exploitation sur le formulaire de demande. Ce numéro est fourni soit par le portail clients de CA2 ou le portail clients du PCA.
  • Si vous n’êtes pas déjà inscrit comme une organisation ou un partenariat dans le portail clients de CA2, visitez https://www.ontarioprograms.net/.

Étape 3 : Présentation de la demande

  • Vous trouverez les formulaires de demande et les dates limites de soumission à http://f.adaptcouncil.org/program/pca/.
  • Pour qu’une demande soit considérée complète, le requérant doit détenir un numéro d’identification de l’exploitation valide, remplir le formulaire de demande (format Word) et les feuilles de budget (format Excel), et remplir et signer la Déclaration du requérant (et des membres du partenariat, le cas échéant), puis envoyer le tout par courriel à info@adaptcouncil.org au plus tard à 16 h 30 le jour limite de soumission, en plus de tout autre document indiqué dans la liste de contrôle de la demande (voir le formulaire de demande).
  • L’AAC confirmera la réception de la demande complète dans le jour ouvrable qui suit la date limite de soumission.
  • Si la demande soumise n’est pas jugée complète, l’AAC en avisera le requérant et celui-ci pourra présenter sa demande complétée pour la prochaine date de soumission.

Étape 4 : Évaluation de la demande

  • Chaque demande sera assignée à un membre du personnel de l’AAC qui communiquera avec le requérant avant l’évaluation par le conseil d’administration.
  • Les demandes seront examinées par l’AAC ainsi que par des tierces parties (examinateurs, partenaires, conseillers) qui sont tous régis par des règles de confidentialité, dans le cadre du processus d’approbation et de diligence raisonnable.
  • L’évaluation par le conseil d’administration de l’AAC devrait se faire dans les 45 jours ouvrables réguliers qui suivent la date limite de soumission des demandes.
  • Les requérants seront généralement avisés des décisions de financement dans les cinq jours ouvrables qui suivent la date de rencontre affichée du conseil d’administration – les requérants qui ont obtenu une aide financière doivent alors conclure une entente avec l’AAC.
  • Le conseil d’administration évalue toutes les demandes et prend toutes les décisions finales concernant l’octroi d’une aide financière, les conditions et les niveaux de financement à l’aide des critères d’évaluation du programme.
  • Si le projet influera sur un partenaire ou une communauté autochtone ayant des droits ancestraux ou issus d’un traité, le requérant choisi peut faire l’objet d’un processus de consultation.

Étape 5 : Entente

  • Afin de recevoir l’aide financière pour un projet approuvé, un requérant choisi doit conclure une entente de financement avec l’AAC et respecter ses conditions pendant toute la durée du projet.
  • Les fonds seront fournis dans le cadre de paiements de remboursement pendant la durée du projet lorsque le requérant soumet à l’AAC la documentation à l’appui ainsi que les rapports d’étape et le rapport final requis.
  • Le financement accordé vise des projets particuliers et sera fourni pour un temps limité, selon les conditions de l’entente de financement signée par le requérant approuvé et l’AAC.

Étape 6 : Remboursement et présentation de rapports

  • Les gabarits pour les demandes de remboursement et les rapports sont disponibles à http://f.adaptcouncil.org/program/pca/.
  • Les demandes de remboursement doivent comprendre toute la documentation à l’appui requise (comme une liste des dépenses, les contributions en nature, une copie des factures, une copie des chèques payés, les registres de la paie, un formulaire de suivi des frais d’accueil, etc.) pour confirmer les dépenses du projet qui ont été encourues jusqu’à date.
  • Seules les factures qui ont été payées peuvent être remboursées.
  • Les dépenses engagées doivent être basées sur les dates où les biens et les services sont censés être reçus, peu importe la date de paiement.
  • Toutes les dépenses et les contributions en nature doivent être corroborées par de la documentation vérifiable.
  • Toute la main-d’œuvre contractuelle supplémentaire doit être corroborée par des relevés de temps.
  • L’AAC doit être avisé par écrit et approuver tout changement proposé pour un projet approuvé. Tout changement apporté à un projet sera reflété dans une entente de financement modifiée.
  • Si les fonds du projet ne sont pas utilisés conformément aux prévisions fournies, l’AAC ne peut pas garantir que des fonds seront disponibles pour le remboursement.
  • Des gabarits pour les demandes de remboursement et des rapports d’étape doivent être remplis au moins tous les six mois pendant toute la durée de financement du projet.
  • Les requérants doivent soumettre leurs demandes de remboursement à l’AAC au plus tard le 30 juin pour les dépenses engagées au cours de l’exercice financier précédent (1er avril – 31 mars).
  • Le rapport final doit être accompagné du questionnaire rempli sur les résultats du projet.
  • Toutes les dépenses du projet doivent être encourues au plus tard le 2 décembre 2019, sauf indication contraire dans la catégorie de projet choisie (voir l’annexe 1).

  • Les demandes de remboursement, le rapport final et le questionnaire sur les résultats du projet doivent être soumis à l’AAC au plus tard le 2 janvier 2020, sauf indication contraire dans la catégorie de projet choisie (voir l’annexe 1).