PCA: Section J ÉTAPES DÉTAILLÉES

Étape 1 : Proposition préliminaire

  • Il n’est pas obligatoire de soumettre une proposition préliminaire mais ceci est fortement recommandé.
  • Le requérant peut soumettre une proposition préliminaire avant de remplir le formulaire de demande officiel.
  • Les propositions préliminaires permettent au personnel de l’AAC d’examiner les projets et de fournir des commentaires à leur sujet.
  • Le personnel de l’AAC fournira des commentaires sur votre proposition préliminaire dans les dix jours ouvrables qui suivent sa réception, par téléphone ou par courriel.
  • Tout commentaire fourni vise uniquement la proposition préliminaire et ne devrait pas être considéré comme une approbation de toute demande d’aide financière qui pourrait être soumise par la suite. Toutes les décisions finales concernant les demandes d’aide financière sont prises par le conseil d’administration de l’AAC.
  • Les propositions préliminaires qui sont reçues moins de dix jours ouvrables avant une date limite de soumission des demandes recevront des commentaires après la date limite de soumission.
  • Vous trouverez un gabarit de proposition préliminaire à http://f.adaptcouncil.org/program/pca/.

Étape 2 : Inscription

  • Inscrivez votre organisation ou partenariat dans le portail clients du Partenariat canadien pour l’agriculture à https://www.ontarioprograms.net/ pour obtenir un numéro d’identification de l’exploitation.
  • Si vous étiez déjà inscrit comme une organisation ou un partenariat dans le portail clients de CA2, vous pouvez utiliser vos nom d’utilisateur et mot de passe de CA2 pour vous connecter et mettre à jour votre information et pour obtenir un nouveau numéro d’identification pour le Partenariat.

Étape 3 : Présentation de la demande sur Mon AAC en ligne

  • Vous trouverez les formulaires de demande et les dates limites de soumission à http://f.adaptcouncil.org/program/pca/.
  • Les requérants doivent ouvrir un compte sur Mon AAC en ligne, un système de gestion de projets en ligne créé pour aider les requérants à présenter des demandes d’aide financière et à gérer leurs projets avant la date limite de la période d’appel. Seulement un compte peut être créé sur Mon AAC en ligne pour chaque organisme/entreprise. Les mêmes nom d’utilisateur et mot de passe seront utilisés par tous les membres de votre organisme/entreprise qui ont besoin d’avoir accès au système de gestion des projets.
  • Les demandes doivent être soumises sur Mon AAC en ligne d’ici 16 h 30 HNE le jour limite de la période d’appel en suivant les étapes indiquées sur le formulaire de demande en ligne.
  • Les documents obligatoires suivants doivent être inclus dans la section des pièces jointes : les feuilles de budget (format Excel), la Déclaration du requérant et les états financiers des deux dernières années pour le principal requérant. Le cas échéant, joignez des lettres d’appui, la Déclaration des membres du partenariat (si le requérant est un partenariat), l’Annexe A (si l’Université de Guelph ou un de ses campus travaillera sur le projet) et l’entente de représentation (si le requérant prévoit engager un consultant ou un représentant pour agir en son nom pendant tout le processus d’examen de la demande).
  • Les demandes ne seront pas considérées complètes si les sections requises de la demande en ligne ne sont pas remplies et si les documents requis ne sont pas inclus dans la section des pièces jointes. D’autres sections/documents doivent être remplis/joints au besoin.
  • L’AAC confirmera la réception de la demande complète dans le jour ouvrable qui suit la date limite de soumission.

Étape 4 : Évaluation de la demande

  • Chaque demande sera assignée à un membre du personnel de l’AAC qui communiquera avec le requérant avant l’évaluation par le conseil d’administration.
  • Les demandes seront examinées par l’AAC ainsi que par des tierces parties (examinateurs, partenaires, conseillers) qui sont tous régis par des règles de confidentialité, dans le cadre du processus d’approbation et de diligence raisonnable.
  • L’évaluation par le conseil d’administration de l’AAC devrait se faire dans les 45 jours ouvrables réguliers qui suivent la date limite de soumission des demandes.
  • Les requérants seront généralement avisés des décisions de financement dans les cinq jours ouvrables qui suivent la date de rencontre affichée du conseil d’administration – les requérants qui ont obtenu une aide financière doivent alors conclure une entente avec l’AAC.
  • Le conseil d’administration évalue toutes les demandes et prend toutes les décisions finales concernant l’octroi d’une aide financière, les conditions et les niveaux de financement à l’aide des critères d’évaluation du programme.
  • Si le projet influera sur un partenaire ou une communauté autochtone ayant des droits ancestraux ou issus d’un traité, le requérant choisi peut faire l’objet d’un processus de consultation.

Étape 5 : Entente

  • Afin de recevoir l’aide financière pour un projet approuvé, un requérant choisi doit conclure une entente de financement avec l’AAC et respecter ses conditions pendant toute la durée du projet.
  • Les fonds seront fournis dans le cadre de paiements de remboursement pendant la durée du projet lorsque le requérant soumet à l’AAC la documentation à l’appui ainsi que les rapports d’étape et le rapport final requis.
  • Le financement accordé vise des projets particuliers et sera fourni pour un temps limité, selon les conditions de l’entente de financement signée par le requérant approuvé et l’AAC.

Étape 6 : Remboursement, présentation de rapports et communications

  • Les gabarits pour les demandes de remboursement et les rapports de projet sont disponibles à https://f.adaptcouncil.org/program/pca/directives-et-formulaires-de-demande-de-remboursement-et-modeles-de-rapport.
  • Les lignes directrices sur les produits de communication et les gabarits sont disponibles à https://f.adaptcouncil.org/program/pca/examen-des-produtis-de-communication-et-modeles.
  • Les demandes de remboursement, les rapports et les produits de communication doivent être soumis sur Mon AAC en ligne.
  • Les demandes de remboursement doivent comprendre toute la documentation à l’appui requise (comme une liste des dépenses, les contributions en nature, une copie des factures, une copie des chèques payés, les registres de la paie, etc.) pour confirmer les dépenses du projet qui ont été encourues jusqu’à date.
  • Seules les factures qui ont été payées peuvent être remboursées.
  • Les dépenses engagées doivent être basées sur les dates où les biens et les services sont censés être reçus, peu importe la date de paiement.
  • Toutes les dépenses et les contributions en nature doivent être corroborées par de la documentation vérifiable.
  • Toute la main-d’œuvre contractuelle supplémentaire doit être corroborée par des relevés de temps.
  • L’AAC doit être avisé par écrit et approuver tout changement proposé pour un projet approuvé. Tout changement apporté à un projet sera reflété dans une entente de financement modifiée.
  • Si les fonds du projet ne sont pas utilisés conformément aux prévisions fournies, l’AAC ne peut pas garantir que des fonds seront disponibles pour le remboursement.
  • Des gabarits pour les demandes de remboursement et des rapports d’étape doivent être remplis au moins tous les six mois pendant toute la durée de financement du projet.
  • Tous les produits de communication élaborés dans le cadre du Partenariat doivent être examinés et approuvés par l’AAC avant d’être imprimés et distribués. Autrement, les dépenses liées à ces produits de communication ne seront pas admissibles à un remboursement.
  • Les requérants doivent soumettre leurs demandes de remboursement à l’AAC au plus tard le 30 juin pour les dépenses engagées au cours de l’exercice financier précédent (1er avril – 31 mars).
  • Le rapport final doit être accompagné du questionnaire rempli sur les résultats du projet.
  • Pour tous les projets approuvés à partir de décembre 2018, les coûts du projet doivent avoir été encourus au plus tard le 1er décembre 2020 et les demandes finales de remboursement, les rapports finals et les questionnaires sur les résultats du projet doivent être soumis à l’AAC au plus tard le 4 janvier 2021.
  • Lorsqu’une justification solide est fournie, la date d’achèvement de projets approuvés à partir de décembre 2018 peut être prolongée jusqu’au 1er décembre 2021 pour appuyer des éléments critiques du projet et les demandes finales de remboursement, les rapports finals et les questionnaires sur les résultats du projet doivent être soumis à l’AAC au plus tard le 3 janvier 2022.